Aunque pierden validez con documento digital, contribuyentes deben guardar facturas físicas

Las facturas digitales vienen a sustituir por completo a su versión física, sin embargo, estas últimas deben conservarse por al menos cinco años para evitar cualquier complicación en la presentación de tributos.

La experta del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, Dunia Zamora, explicó este jueves en el programa Nuestra Voz que el momento en el que una persona física o jurídica se traslada al nuevo sistema las viejas no pueden volverse a usar, sin embargo, sirven como respaldo durante el período de adaptación tanto para el contribuyente como para la autoridad en algún diferendo.

Por ejemplo, si Tributación le autorizó a un profesional liberal 150 facturas, y el día anterior a la inscripción al sistema digital se había usado en el talonario hasta la número 100, el individuo debe tener con qué demostrar que las 50 que quedaron en blanco no andan circulando o que se está reportando menos de lo que en realidad es.

"Para que no hayan confusiones mejor lo guarda por un período cercano a los cinco años para evitar después de que si la vienen a revisar usted no tenga la documentación para demostrar que esas facturas nunca fueron usadas", recomendó Zamora.

El quinquenio toma en cuenta el año tributario que se vence en setiembre y el período de prescripción.

Zamora insistió en que incluso si se va la electricidad, la factura física no puede utilizarse una vez que se está inscrito en el sistema digital, por lo que el consejo es tomar las previsiones respectivas con el proveedor que ofrezca el servicio para que brinde el soporte respectivo en estas situaciones.

Otras recomendaciones útiles para los profesionales liberales y empresas es crear un correo electrónico exclusivo para recibir las facturas y así evitar traspapelar los archivos.

Zamora indicó que al igual que la personería física y jurídica está obligada a facturar de manera digital una vez que le corresponda, de igual manera no puede aceptar la versión en físico si el proveedor que le ofrece un servicio ya debería contar con el mismo mecanismo, según el cronograma establecido por el Ministerio de Hacienda.

Después de que los grandes contribuyentes aplicaran la factura digital, los siguientes en hacerlo son el sector salud el 15 de enero, contable financiero el 1 de febrero, el legal el 1 de marzo, ingeniería, arquitectura e informática el 2 de abril y otros el 1 de mayo.