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Auditoría del MOPT revela desorden en custodia de materiales para emisión de licencias de conducir

Autoridades advierten que el manejo indebido de los materiales puede provocar pérdida, robo o hurto de los insumos 

Un reciente informe de Auditoría Interna del Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT) revela el manejo inadecuado y riesgoso del material que se utiliza para la emisión de licencias de conducir.

El documento DAG-2019-0399, del cual tiene copia AmeliaRueda.com, detalla que no existen procedimientos adecuados para el resguardo y manejo de los plásticos, así como la falta de controles en la custodia y administración de los materiales. Además, se evidenció una delegación incongruente de funciones, por ejemplo, un funcionario con plaza de misceláneo ocupa funciones de bodeguero.

"El encargado de bodega del Departamento de Acreditación de Conductores, es quien recibe materiales, incluye en sistema, administra y distribuye el material nuevo y se encarga de la destrucción masiva del mismo; aunado a otras funciones generales que le han sido asignadas como brindar información, certificaciones, entre otros", indica el documento.

Los hallazgos del informe revelan que existen muchos portillos abiertos que pueden ocasionar el robo, hurto, extravío o manejo inadecuado de los materiales, lo que a su vez genera gastos innecesarios y pérdidas monetarias por el incorrecto resguardo de los plásticos, el cual sufre daños al no ubicarse en bodegas y a temperaturas no adecuadas.

El estudio tenía como objetivo "evaluar la suficiencia de los controles aplicados en la administración de los materiales utilizados para la emisión de licencias a nivel nacional por el Departamento de Acreditación de Licencias de Conducir de la Dirección General de Educación Vial".

Principales hallazgos

Los funcionarios de Auditoría Interna del MOPT encontraron incumplimientos en cuanto a los procesos de recibir, custodiar y entregar los materiales utilizados en el procedimiento de acreditación de licencias. Se observaron plásticos fuera de las bodegas, al alcance de cualquier funcionario.

También se ubicó material en gavetas y hasta en el suelo. Además, se revela que solo en el departamento central se tiene un encargado de bodega y que en las regionales, la función recae sobre las jefaturas.

El informe incluye que muchos de los documentos de entrega de los plásticos no se firman, por lo que carecen de un encargado y control adecuado. Y agregan, que las tarjetas acumuladas como "de desecho" se ubican en lugares que no están debidamente asignados para su custodia.

"Existe una gran cantidad de plásticos dañados (Más de 80 mil) custodiados en la bodega del Departamento de Acreditación de Licencias de Conducir y otros en proceso de devolución de las Regionales, situación que no se determinó desde la recepción de los insumos", agrega el informe.

Sobre este aspecto, se indica que el departamento no tiene claro el costo de los insumos deteriorados y agregan que los funcionarios se percataron del daño hasta el momento en que se iban a utilizar los materiales, debido a que se pegaban en la impresora a la hora de emitir alguna licencia.

El informe indica el incumplimiento en la destrucción mensual de los materiales de desechos, incluidos los que envía el Banco de Costa Rica (BCR), los cuales llegan a las oficinas de Educación Vial, pero no se verifican.

"No consta la verificación o conciliación del encargado de la bodega sobre la serie de los plásticos versus el consecutivo emitido por el banco para proceder con la destrucción de los plásticos", dice Auditoría Interna.

La negligencia o descuido en la revisión de los insumos se suma a la desactualización de los procedimientos, así como una escasa supervisión, custodia, inventario y control de los plásticos. Se señala además, la existencia de cajas fuertes no empotradas, pese a que resguardan documentación y materiales importantes.

En el informe de auditoría se indica que todos los aspectos señalados son por desinterés y falta de personal con competencias.

Incumplimientos y recomendaciones

Los incumplimientos encontrados en los departamentos de emisión de licencias de conducir van en contra de todas las normas establecidas en la Ley General de Control Interno, Normas de Control Interno para el Sector Público y el Reglamento de Almacenes y Bodegas del MOPT, según señala el informe.

Por estos múltiples incumplimientos y riesgos encontrados, el departamento de Auditoría Interna del MOPT recomendó al director de la Dirección General de Educación Vial o a quien ocupe su cargo, proceder con el análisis y actualizaciones de los procedimientos relacionados con la administración, recepción, custodia y la destrucción de materiales.

"Subsanar las deficiencias encontradas en procura de cumplir con el marco regulatorio establecido y un eficiente control interno. Establecer formalmente el mantenimiento de los equipos de cómputo, utilizados en la emisión de licencias de conducir, con el objetivo de dar atención pronta y oportuna, mitigando los riesgos establecidos en el presente informe de forma que contribuya con un servicio eficiente y de calidad", cita el documento.

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Para cumplir con esto, se estableció el plazo de un mes, luego de recibido el informe. El tiempo vence a finales de marzo.

También se pide establecer formalmente la delegación de administración de bodegas a un funcionario idóneo, asignándole las competencias y funciones correspondientes.

Por todas las deficiencias reveladas, el departamento de Auditoría General solicitó que se realizara un cronograma con las actividades de mejora que se iban a ir aplicando en el servicio para garantizar un adecuado servicio y una correcta custodia y control del material que se utiliza para la emisión de licencias de conducir.

Sobre el informe y todos los hallazgos encontrados, este medio consultó al director de Educación Vial Hugo Jiménez, quien evitó referirse al detalle de todos los incumplimientos y solo nos indicó que ya está tomando decisiones y medidas para mejorar los controles.